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談垃圾郵件

上一期的電子報為您介紹【企業電子郵件信箱的重要性】之後，您是否也順便檢查
貴公司的信箱有漏收郵件的可能？ 

想到平時對外的主要連絡工具都不可靠，那生意跑掉要怪誰呢？是自己大意疏忽，還是怪中華電信
提供的免費電子郵箱不穩定？畢竟郵箱是免費的，能要求甚麼！

這期我們要為您談談垃圾郵件。
先定義垃圾郵件吧！只要不是我或公司同仁需要的郵件皆稱為垃圾郵件。
以現今過濾垃圾郵件的技術來說大多能擋掉七成以上的垃圾信，最怕的是我需要的信也一併擋掉。
有些郵件伺服器的擋信功能實在令人不敢恭維，例如主旨只要有 Quotation、Hello、Pills、
Pharmacy、Attached File 等字眼，便會在主旨前面加上 SPAM（垃圾信），如果您剛好設定有
 SPAM 字樣的信自動歸納到垃圾檔案夾，那麼也許有封主旨寫著 Quotation（報價）的重要郵件
就無法看到。
也許會有部份人定期回去檢視檔案夾或疑似垃圾郵件夾，就怕漏了重要信件，這又與當初設立此
機制的用意違背，是否有甚麼較佳的方法來改善？

有的、如果從【擋信機制】著手，意謂著您需花時間來評估一套郵件系統，並花錢採購，我想那
不是一般人的專長。

比較簡單的方法是同時採用兩個或三個電子郵箱：
        平時對外公佈的電子郵箱（例如填寫線上購物資料、放在網站上的公開資訊等等）
                    用 HiNet、SeedNet、Yahoo、PCHome 的免費郵箱當作一般郵箱
       再用一個信箱當作對國外客人及廠商連絡的主要郵箱
如此便可大大的減少主要郵箱的垃圾信。 

最好的情況應是您有企業郵箱，而且不只一個
         一般郵箱用像 service@xyzcompany.com.tw 或 sales@xyzcompany.com.tw
        而主要郵箱用像 george@xyzcompany.com.tw 或 mary@xyzcompany.com.tw
之類的信箱，如此則可大大的降低閱讀垃圾郵件的負擔，同時又可兼顧企業形象。

較佳的擋信機制一般都是用評分方式進行，例如：
1. 圖片藏有連結網址語法的有8分
2. 郵件主機被列為黑名單(DNS Black Hole List)有6分
3. 郵件發信人的網域（例 service@xyzcompany.com.tw）與 發信主機 IP 對應不符有4分
    (換句話說可能是email被他人冒用或是網域DNS設定錯誤)
4. 信件內容夾雜10個以上圖片有2分
5. 文字掛太多標籤有1.8分
6. 圖片裏的文字太少有1分….等等

累計總分越高越有可能是垃圾信，累計超過7分或某種程度（可隨個人喜愛設定成9分或10分以上）
才當做垃圾信。

有了這種機制以後，當看到信件主旨加上 SPAM(6)、SPAM(9)、SPAM(13)，
您可了然於胸哪些信該看，哪些信不用看了。

另外，有些防垃圾信軟體，提供功能可以讓您把特定的電子郵件帳號列為一定是垃圾信，
筆者認為似乎不太妥當，發廣告傳單或病毒信絕對不會用自己的郵箱當發信人。

如果有一天您收到一封賣 Cialis 藥品的郵件，而發信人正是您目前使用的電子郵箱，
那別人會不會也把您的電子郵箱列為垃圾源頭呢！

您就會驚覺 － 真的該改用企業郵箱了。

下一期的內容，我們要談談【電子報】。

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